Утверждены приказом Министерства финансов Забайкальского края от 09 декабря 2016 года № 295/2-пд

(в ред. приказа Министерства финансов Забайкальского края от 31 декабря 2019 года № 349-пд)

Правила обработки персональных данных в Министерстве финансов Забайкальского края

1. Общие положения

1. Правила обработки персональных данных в Министерстве финансов Забайкальского края (далее - Правила) устанавливают процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в области персональных данных, а также определяют цели обработки персональных данных, содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки и порядок их обработки и хранения, порядок уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований в Министерстве финансов Забайкальского края (далее - Министерство).

2. Обработка персональных данных в Министерстве выполняется с использованием средств автоматизации или без использования таких средств и включает сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных субъектов, персональные данные которых обрабатываются в Министерстве.

3. Правила определяют политику Министерства как оператора, осуществляющего обработку персональных данных и определяющего цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

4. Субъектами персональных данных являются государственные гражданские служащие Министерства (далее - гражданские служащие) и члены их семей, руководители и заместители руководителей организаций, подведомственных Министерству, граждане, претендующие на замещение вакантных должностей гражданской службы Министерства, а также члены их семей.

5. Обработка персональных данных в Министерстве осуществляется с соблюдением принципов и условий, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных и Правилами.

2. Цели обработки персональных данных, перечень персональных данных, а также условия и порядок их обработки в Министерстве

6. Персональные данные субъектов персональных данных обрабатываются в целях обеспечения кадровой работы, в том числе в целях содействия в прохождении государственной гражданской службы (далее - гражданская служба), содействия в выполнении осуществляемой работы, формирования кадрового резерва гражданской службы, обучения и должностного роста, учета результатов исполнения должностных обязанностей, обеспечения личной безопасности субъектов персональных данных, обеспечения установленных законодательством Российской Федерации условий труда, гарантий и компенсаций, сохранности принадлежащего им имущества, а также в целях противодействия коррупции.

7. В Министерстве обрабатываются персональные данные, перечень которых устанавливается приказом Министерства.

8. Обработка персональных данных субъектов персональных данных осуществляется без согласия указанных лиц в рамках целей, определенных пунктом 6 Правил, в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 и частью 2 статьи 11 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее - Федеральный закон «О персональных данных») и положениями Федерального закона от 27 мая 2003 года № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации», Федерального закона от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» Федерального закона от 25 декабря 2008 года № 273-ФЗ «О противодействии коррупции», Трудового кодекса Российской Федерации.

9. Обработка специальных категорий персональных данных субъектов персональных данных осуществляется без их согласия в рамках целей, определенных пунктом 6 Правил, в соответствии с подпунктом 2.3 пункта 2 части 2 статьи 10 Федерального закона «О персональных данных», если обработка специальных категорий персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной социальной помощи, трудовым законодательством Российской Федерации, пенсионным законодательством Российской Федерации.

10. Обработка персональных данных субъектов персональных данных осуществляется при условии получения их согласия в следующих случаях:

1) при передаче (распространении, предоставлении) персональных данных третьим лицам в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации о гражданской службе;

2) при трансграничной передаче персональных данных;

3) при принятии решений, порождающих юридические последствия в отношении указанных граждан или иным образом затрагивающих их права и законные интересы, на основании исключительно автоматизированной обработки их персональных данных.

11. В случаях, предусмотренных пунктом 10 Правил, согласие субъекта персональных данных оформляется в письменной форме, если иное не установлено Федеральным законом «О персональных данных».

12. Обработка персональных данных субъектов персональных данных осуществляется гражданскими служащими Министерства, включенными в перечень должностей Министерстве финансов Забайкальского края, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных либо осуществление доступа к персональным данным, утверждаемый приказом Министерства.

13. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных субъектов персональных данных осуществляется путем:

1) непосредственного получения оригиналов необходимых документов (заявление, трудовая книжка, анкета, иные документы, предоставляемые в отдел правового и кадрового обеспечения управления правового, кадрового и информационного обеспечения);

2) копирования оригиналов документов;

3) внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);

4) формирования персональных данных в ходе кадровой работы;

5) формирования и обработки персональных данных в ходе реализации полномочий в сфере противодействия коррупции;

6) внесение персональных данных в информационные системы, используемые в Министерстве.

14. В случае возникновения необходимости получения персональных данных у третьей стороны следует заранее известить об этом субъекта персональных данных, получить его письменное согласие и сообщить ему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных (за исключением случаев, установленных частью 4 статьи 18 Федерального закона «О персональных данных»).

15. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданских служащих Министерства и членов их семей, руководителей подведомственных Министерству организаций и членов их семей, персональные данные, касающиеся расовой, национальной принадлежности' политических взглядов, религиозных или философских убеждений^ интимной жизни.

16. При сборе персональных данных гражданский служащий отдела правового и кадрового обеспечения управления правового, кадрового и информационного обеспечения, осуществляющий сбор (получение) персональных данных непосредственно субъектов персональных данных, обязан разъяснить указанным субъектам юридические последствия отказа предоставить их персональные данные.

17. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных субъектов персональных данных осуществляется лишь в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

3. Сроки обработки и хранения персональных данных

18. Обработка персональных данных граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы, и членов их семей осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 01 февраля 2005 года № 112 «О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации».

Сроки хранения документов на бумажных носителях, содержащих персональные данные субъектов персональных данных определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 (далее - Перечень архивных документов).

19. Срок хранения персональных данных в автоматизированных информационных системах Министерства определяется в соответствии с Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научнотехнической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 гола №1182.

20. Персональные данные, полученные Министерством на бумажном и/или электронном носителях в связи с осуществлением своих полномочий, хранятся у гражданских служащих Министерства, включенных в перечень должностных лиц Министерства финансов Забайкальского края,уполномоченных на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных государственных гражданских служащих Забайкальского края в Министерстве финансов Забайкальского края и несущих ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты этих персональных данных, а также у гражданских служащих, включенных в перечень должностных лиц Министерства финансов Забайкальского края, уполномоченных на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных при предоставлении государственной услуги по исполнению судебных актов по обращению взыскания на средства бюджета Забайкальского края, утверждаемых приказом Министерства (далее - гражданский служащий, уполномоченный на обработку персональных данных).

21. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности, путем фиксации их на разных материальных носителях персональных данных, в специальных разделах или на полях форм (бланков).

22. Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных на разных материальных носителях, обработка которых осуществляется в целях, определенных настоящими Правилами.

23. Контроль за хранением и использованием материальных носителей персональных данных, не допускающий несанкционированное использование, уточнение, распространение и уничтожение персональных данных, находящихся на этих носителях, осуществляют руководители структурных подразделений Министерства.

24. Срок хранения персональных данных, внесенных в автоматизированные информационные системы, должен соответствовать сроку хранения бумажных оригиналов.

4. Порядок уничтожения персональных данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований

25. Специалистами управления правового, кадрового и информационного обеспечения осуществляется систематический контроль и выделение документов, содержащих персональные данные с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению.

26. Вопрос об уничтожении выделенных документов, содержащих персональные данные, рассматривается Комиссией по уничтожению персональных данных в Министерстве финансов Забайкальского края, образованной приказом Министерства (далее - Комиссия).

По итогам заседания Комиссии составляются акт об уничтожении персональных данных в Министерстве финансов Забайкальского края, который утверждается министром финансов Забайкальского края, либо лицом, официально его замещающим.

27. Уничтожение по окончании срока обработки персональных данных на электронных носителях производится путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление персональных данных, или удалением с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.